আপনার ইমেলটি কীভাবে সংগঠিত করবেন?

আপনার ইমেলটি কীভাবে সংগঠিত করবেন?

Technology Tips

আপনার ইমেলটি কীভাবে সংগঠিত করবেন?আপনার ইমেলটি সংগঠিত করতে আপনার কি সমস্যা হচ্ছে? আপনি কীভাবে আপনার ইমেলটি সংগঠিত করবেন এবং জিনিসগুলি পরিপাটি রাখবেন সে সম্পর্কে কিছু টিপস সন্ধান করছেন? ইমেল আমাদের ডিজিটাল বিশ্বের একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ অংশ। আরও কী, এটি শীঘ্রই যে কোনও সময় দূরে চলে যাবে বলে মনে হচ্ছে না!

কীভাবে আপনার বার্তাগুলি সংগঠিত করবেন এবং জিনিসগুলিকে পরিষ্কার-পরিচ্ছন্ন রাখবেন তা আরও বেশি কারণ। তথ্য সনাক্ত করতে আপনার ইমেল ক্লায়েন্টের অনুসন্ধান ফাংশনটি ব্যবহার করা সর্বদা একটি সহজ বিকল্প, আপনার ইনবক্সে ভিজ্যুয়াল ফোল্ডার রাখার বিষয়ে কিছু আছে। এটি করা আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টে বার্তাটি কোথায় রয়েছে তা সহজেই দেখতে দেয় এবং আপনার অ্যাকাউন্টে আপনার কতগুলি ইমেল রয়েছে তার চারপাশে আপনার মাথাটি জড়িয়ে রাখে। এই পোস্টে, আমি আপনাকে পাঁচটি স্মার্ট পয়েন্টার প্রস্তাব দিচ্ছি আপনাকে নিজের ইমেলটি সংগঠিত করতে সহায়তা করার জন্য।

আপনি আপনার কাজ, স্কুল বা ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাকাউন্টগুলিতে এই সংস্থার টিপস প্রয়োগ করতে পারেন। মনে রাখবেন, ইমেলগুলি সংগঠিত করার এটি কেবল একটি পদ্ধতি। ইমেল বার্তাগুলি এবং ইনবক্সগুলি সংগঠিত করার অসংখ্য উপায় রয়েছে।

তবে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল আপনি এমন একটি পদ্ধতি খুঁজে পান যা আপনার চাহিদা এবং অভ্যাসের সাথে ভালভাবে কাজ করে।

একটি পদ্ধতি চেষ্টা করে দেখুন এটি কীভাবে চলছে। আপনি পরে কোনও তারিখে একটি সংস্থা পদ্ধতি সর্বদা আপডেট বা সম্পাদনা করতে পারেন।

সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টি হল যে আপনি আজ জিনিসগুলিকে সংগঠিত করা শুরু করেন!

 

আপনার সংস্থা প্রকল্পের জন্য একটি একক ইমেল অ্যাকাউন্ট চয়ন করুন:

ঠিক আছে, সুতরাং আপনি আপনার সমস্ত ইমেল অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করতে আগ্রহী। আপনি যখন নিজের আস্তিনগুলিতে যেতে আগ্রহী হন, কেবলমাত্র একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট দিয়ে আপনার সংস্থার প্রচেষ্টা শুরু করা ভাল ধারণা।

কেন? আচ্ছা, শুরু করার জন্য, আপনাকে কোথাও থেকে শুরু করতে হবে। আপনার সময় এবং শক্তিকে বিভিন্ন আলাদা অ্যাকাউন্টে বিভক্ত করার কোনও অর্থ নেই।

আরও কী, এক অ্যাকাউন্টে বার্তাগুলি সংগঠিত করা আপনাকে আপনার প্রয়োজনের জন্য কী কাজ করে এবং কোনটি হয় না তা পরীক্ষা করার অনুমতি দেয়।

এবং এটি অবশ্যই আপনার সমস্ত অ্যাকাউন্ট জুড়ে অনেকগুলি পরিবর্তনকে ঘুরিয়ে দেওয়ার চেয়ে অনেক বেশি স্মার্ট পদ্ধতির।

সুতরাং, সংগঠিত করতে একটি একক ইমেল অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করা নিশ্চিত করুন এবং এটিতে আটকে থাকুন। আপনি আপনার অন্যান্য অ্যাকাউন্টগুলি পরে সংগঠিত করতে পারেন!

আপনার সাংগঠনিক প্রয়োজন বিবেচনা করুন:

নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ইমেলগুলি সংগঠিত করা ঠিক ম্যানিলা ফোল্ডারে কাগজপত্র সাজানোর মতো। যে কোনও ভাল ফাইলিং সিস্টেমের মতো, আপনি সহজেই সহজেই তথ্য পুনরুদ্ধার করতে সক্ষম হতে চাইবেন।

মনে রাখবেন, আপনি কেবলমাত্র কোনও ইমেল কোনও পুরানো ফোল্ডারে রেখে দিচ্ছেন না এবং সেখানে বসতে দিচ্ছেন না।

আপনি আপনার ফোল্ডারগুলি এমনভাবে সংগঠিত করতে চান যাতে আপনি কোনও ফোল্ডারের নামটি পড়তে পারেন এবং ফোল্ডারের অভ্যন্তরে আপনার প্রয়োজনীয় বার্তাটি খুঁজে পেতে পারেন।

এটি বলা হচ্ছে, ফাইলগুলির ক্ষেত্রে এটি আপনার নিজের ব্যক্তিগত পছন্দগুলি সম্পর্কে ভাবা উচিত।

আপনার ইমেলগুলি বাছাই এবং সংগঠিত করার সময় আপনি কোন সংস্থার পর্যায়ে সবচেয়ে বেশি স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন?

আপনি কি সাধারণীকরণ ইমেল ফোল্ডার রাখতে চান, বা আপনার পরিবর্তে বিশদ ইমেল ফোল্ডার রয়েছে?

এখানে নিজের সাথে সৎ থাকা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। আপনি এমন একটি ইমেল সংস্থার কাঠামো তৈরি করতে চান যা কেবল আপনার প্রয়োজনের জন্যই কাজ করে না, এটি হ’ল এটি ব্যবহার করে আপনি সত্যই উপভোগ করবেন।

কিছু লোক হয়তো কয়েকটি ইমেল ফোল্ডার রাখতে চান যা অনেকগুলি বিস্তৃত বিষয়কে কভার করে, যাতে তারা দ্রুত ইমেলগুলি বাছাই করতে পারে এবং স্থানে একটি বেসিক ফিলিং কাঠামো রাখতে পারে।

অন্যেরা হয়ত বেশ কয়েকটি ইমেল ফোল্ডার রাখতে চান যা নির্দিষ্ট বিষয়গুলি কভার করে, তাই তারা সত্যই তাদের ফাইলিংয়ে সুনির্দিষ্ট হতে পারে।

এবং এখনও অন্যদের মধ্যে এক ধরণের হাইব্রিড সিস্টেম থাকতে পারে যেখানে তাদের কয়েকটি বিস্তৃত বিষয় ফোল্ডার এবং নীচে আরও বিশদ সাব-ফোল্ডার রয়েছে।

আপনার সাংগঠনিক প্রয়োজন এবং পছন্দগুলি কিছুটা চিন্তা করার জন্য কিছুক্ষণ সময় নিন।

আপনি কি কয়েকটি ফোল্ডারে ইমেলগুলি বাছাই করতে পছন্দ করবেন, বা আপনি নিজের ইমেলগুলি কয়েকটি ফোল্ডারে বাছাই করতে পছন্দ করবেন? পছন্দ সম্পূর্ণ আপনার।

মস্তিষ্কে ধারণ করুন বেশ কয়েকটি ইমেইল ফোল্ডার:

আপনি যে সংস্থার স্তরে কাজ করতে চান তা এখনই নির্ধারণ করে দিয়েছেন, আপনি আপনার প্রয়োজনের জন্য সম্ভাব্য ইমেল ফোল্ডারগুলিকে বুদ্ধি দিয়ে শুরু করতে পারেন।

প্রক্রিয়া শুরু করতে, আপনি আপনার ইনবক্সের ইমেলগুলির মাধ্যমে দ্রুত স্ক্রোল করতে কিছুক্ষণ সময় নিতে চাইবেন। ইমেলগুলি খুলবেন না বা ইচ্ছাকৃতভাবে বার্তা পড়বেন না; কেবলমাত্র আপনি কী ধরনের ইমেল পান সে সম্পর্কে একটি ধারণা পান।

আপনি এটি করছেন তাই আপনি প্রতিদিন, সাপ্তাহিক, বা মাসিক হোন না কেন আপনি নিয়মিত ভিত্তিতে প্রাপ্ত ইমেলগুলির প্রকারের সম্পর্কে আরও ভাল ধারণা পেতে পারেন।

মনে মনে যে কোনও ইমেল ফোল্ডার আইডিয়া নিখরচায় নিখরচায় করুন।

বিভিন্ন ধরণের ইমেল ফোল্ডারগুলি সম্পর্কে আপনাকে ভাবতে পেতে এখানে বেশ কয়েকটি প্রশ্ন রয়েছে:

আপনি বর্তমানে কোন প্রকল্প বা কার্যনির্বাহী কাজ বা স্কুলে কাজ করছেন?

আপনি কোন প্রকল্প বা কার্যনির্বাহী পরিকল্পনা শুরু করছেন বা সম্প্রতি কাজ বা স্কুলে শেষ করেছেন?
আপনি কি নির্দিষ্ট সংস্থাগুলি, সংস্থাগুলি বা ব্যক্তিদের কাছ থেকে আপডেট, বিজ্ঞপ্তি বা যোগাযোগগুলি গ্রহণ করেন?

আপনি কি পুনরাবৃত্ত আর্থিক তথ্য যেমন বিল এবং চালান, প্রাপ্তি, বিবৃতি, বা আপডেটগুলি পান?
আপনি কি বিভিন্ন গ্রুপ, দল, সমিতি বা সহযোগী সংগঠনের সদস্য?

আপনি কোন নির্দিষ্ট লক্ষ্য বা অর্জন নিয়ে কাজ করছেন?

একটি ইমেল ফোল্ডার কাঠামো তৈরি করুন:

একবার আপনি বেশ কয়েকটি ভিন্ন ইমেল ফোল্ডারগুলিতে মস্তিষ্কে ঝড় তোলেন, আপনার ইমেল ফোল্ডার কাঠামো তৈরির সময় এটি আপনার প্রয়োজনের জন্য কাজ করে। যেমনটি আমরা আগে আলোচনা করেছি, আপনি সম্পূর্ণরূপে, বিশদ দৃষ্টিভঙ্গি বা দুজনের একটি অনন্য সংকর গ্রহণ করবেন কিনা তা সম্পূর্ণরূপে আপনার পক্ষে।

ব্রড ব্যক্তিগত ইমেল ফোল্ডার সিস্টেম:

গৃহস্থালি – বিল প্রদান, প্রাপ্তি, এবং কর, ওয়্যারেন্টি, লাইসেন্স, বীমা, অবসর গ্রহণের অ্যাকাউন্ট সহ পরিবারের আর্থিক সম্পর্কিত যে কোনও কিছু;

ব্যক্তিগত – আপনার কাছের বন্ধু এবং পরিবার এবং অন্যদের ইমেল;

কুপন এবং নিউজলেটারগুলি – স্টোর কুপন, নিউজলেটার এবং সাবস্ক্রিপশন;

আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে ফোল্ডার সেটআপ করুন:

একবার আপনি নিজের ইমেল ফোল্ডারগুলি স্থির করার পরে, পরবর্তী পদক্ষেপটি আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে ফোল্ডার সেটআপ করা।

বেশিরভাগ ইমেল ক্লায়েন্ট আপনাকে ইমেল বার্তার জন্য ফোল্ডার তৈরি করতে দেয় to আপনার নির্দিষ্ট ইমেল ক্লায়েন্টে কীভাবে ইমেল ফোল্ডার সেটআপ করবেন সে সম্পর্কে সুনির্দিষ্ট নির্দেশাবলীর জন্য আপনার প্রিয় অনুসন্ধান ইঞ্জিনে একটি অনুসন্ধান করুন।

পরবর্তী পদক্ষেপটি হ’ল তাদের নিজ নিজ ফোল্ডারে ইমেলগুলি বাছাই করা। আপনি হয় এটি হাত দ্বারা করতে পারেন (যা স্পষ্টতই, আরও ক্লান্তিকর রুট) অথবা আপনি কীভাবে আপনার ইনবক্সে বড় পরিমাণে ইমেলগুলি দ্রুত বাছাই করতে পারেন তা সন্ধান করতে পারেন।

কিছু ইমেল ক্লায়েন্ট আপনার কাছে ইমেল ঠিকানা, প্রেরক বা আপনার ইমেল ইনবক্সে সেট আপ করা নিয়ম অনুসারে মেসেজগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাছাই এবং ফাইল করার উপায় সরবরাহ করে।

আবার কোনও ইমেল ক্লায়েন্ট অ্যাকাউন্ট শর্টকাট বা ইমেল বার্তাগুলি বাছাইয়ের ক্ষেত্রে কীভাবে টাস্কের জন্য আপনি আপনার পছন্দসই অনুসন্ধান ইঞ্জিনটিতে একটি সাধারণ অনুসন্ধান পরিচালনা করতে চাইবেন।

শেষ অবধি, আপনার ক্যালেন্ডারে সময় নির্ধারণ করা বা আপনার ইমেলগুলি সংগঠিত করার জন্য প্রতিটি দিন সময় নির্ধারণের বিষয়ে নিশ্চিত হন।

ইমেলগুলি সংগঠিত করা সর্বদা এক-পদক্ষেপ প্রক্রিয়া নয়। আপনার নিজ নিজ ফোল্ডারে আইটেমগুলি সংগঠিত করতে পরবর্তী কয়েক দিন বা সপ্তাহের জন্য আপনার প্রয়োজন মতো সময় নিন।

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *